Een remote workshop kan hier een oplossing voor zijn. Hierbij schakelen we over van een fysieke workshop naar een workshop waarbij we iedereen samenbrengen in dezelfde digitale ruimte. De workshop heeft vaak als doel de uitdagingen waarvoor het bedrijf staat te bespreken, aan te pakken en om te zetten naar actie-gerichte oplossingen.

Maar er is een mindshift nodig om van face to face workshops te gaan naar digitale workshops. Er zijn namelijk verschillende vanzelfsprekende zaken die wegvallen bij een digitale workshop. Zo is het bijvoorbeeld tijdens de ‘ideate’ fase van de remote workshop moeilijker om deelnemers individueel verder te helpen als ze vastzitten. Bovendien is het ook moeilijker om onderlinge conversaties te voeren.

Maar remote workshops zorgen er ook voor dat je mensen die je anders moeilijker in dezelfde ruimte krijgt, door bijvoorbeeld dat ze in andere landen wonen, nu wel rond de tafel krijgt om ze samen te laten werken. Wat ook fijn is aan remote/digitale workshops is dat je minder post-it afval hebt. Het is dus ook nog eens goed voor het milieu.

Een sterke facilitator is key tijdens deze workshops, maar ook de juiste tools en set-up is belangrijk. We worden afhankelijk van technologie en dit kan enkele hindernissen en moeilijkheden met zich meebrengen. Daarom enkele tips op rij.

• Begin elke workshop met kort uit te leggen wat het doel is, de outcome en waarom deze workshop plaatsvindt. Zo krijgen mensen er vertrouwen in om hun ideeën te delen.
• Geef je deelnemers mee dat ze zich best in een afzonderlijke ruimte alleen bevinden. Dat ze bijvoorbeeld niet aan de keukentafel zitten terwijl hun kinderen rondlopen.
• Iedereen gebruikt best oortjes of koptelefoon. Dit bevordert de concentratie, omdat men afgeschermd wordt van de omgeving.
• Zorg dat je iedereen ziet. Dat communiceert beter en je kan de deelnemers beter in het oog houden of ze actief deelnemen. Tijdens een remote workshop heb je sowieso al minder zicht op de lichaamstaal dus moet je gezichtsuitdrukkingen goed kunnen lezen.
• Stuur iedereen een dag voor de workshop een mail met de “how to”. Indien ze tools moeten installeren, kunnen ze dit op voorhand doen.
• Laat hen ook weten dat buiten de set-up er geen voorbereiding van hen verwacht wordt. Ze hebben ook geen pen en papier nodig want alles wordt digitaal gecapteerd. (Ze kunnen natuurlijk wel altijd notities apart maken voor zichzelf).
• Nodig iedereen +/- 10 min vroeger uit dan dat de workshop begint. Er zijn altijd wat technische problemen die zich kunnen voordoen. Zo heb je de tijd om deze op te lossen.
• Spreek enkele handgebaren af zodat je niet allemaal door elkaar praat. (Voorbeeld video door Abracadamy).
• Together, alone. Ik denk dat dit een van de meest gebruikte zinnen is tijdens Wave of Engagement workshops. Face to face kunnen er al makkelijk discussies ontstaan, maar een discussie in remote kan tot nog meer chaos leiden. Gelukkig kan het ook makkelijk vermeden worden. Doe daarom zoveel mogelijk oefeningen together, alone. De deelnemers werken alleen aan een oefening maar werken wel samen naar hetzelfde doel namelijk een oplossing hebben voor de uitdaging die je tot deze workshop heeft geleid.

Je online whiteboard kan je vergelijken met de post-its, whiteboards, muren, magic charts, sharpies die je gebruikt in een fysieke workshops. Een online whiteboard heeft dus als grote voordeel dat het materiaal op één plaats wordt gebundeld.

Je hebt verschillende tools zoals Mural, Miro, Whimsical die gelijkaardig zijn in hun aanbod voor het opzetten van remote workshops. Er is ook geen groot verschil tussen deze tools. Het beste advies dat ik kan geven is gewoon er één uit te kiezen en van start te gaan.
Wij, Wave of Engagement, hebben gekozen voor Miro om onze remote workshops aan te bieden.

Wanneer je begint met het opstellen van je online whiteboard is het belangrijk om in het achterhoofd te houden dat je deelnemers waarschijnlijk nog nooit hebben gewerkt met deze tool. Begin dus altijd je online whiteboard met een korte uitleg hoe het werkt en geef ze de ruimte om het te ontdekken.

• Geef iedereen een apart frame dat dient als persoonlijke workspace. (bekijk onze vlog om te zien hoe je dit doet).
• Zet zoveel mogelijk klaar voor de deelnemers. De post-its die ze moeten gebruiken, voting dots, oefeningen, … Zo zorg je ervoor dat de mensen die nog nooit met de tool hebben gewerkt, er toch snel mee aan de slag kunnen.
• Zet je frames in een logische volgorde. Laat de flow van links naar rechts gaan en duid bijvoorbeeld met pijlen aan in welke richting ze moeten scrollen om naar het volgende frame te gaan.
• Miro heeft een build in chat functie. Geef mee aan de deelnemers dat als er iets niet werkt ze dit kunnen vragen via de chat zodat de andere deelnemers niet gestoord worden. Je voorziet dus best ook iemand die de vragen voor hulp opvangt zodat de facilitator zich kan concentreren op zijn kerntaak, faciliteren.

Veel tools zoals Miro bieden video call in de tool zelf. Maar wij zijn meer fan om hiernaast een call in Zoom op te zetten. We merken dat dit een stabielere verbinding heeft. Let wel op: als je bij Zoom geen betalende account neemt, zijn je calls beperkt tot 40 min, niet ideaal voor een workshop die vaak langer duurt.

Voor de mensen die geen 2 schermen hebben, maak je Zoom best zo smal mogelijk en plaats het aan de rechter kant en links voeg je Miro toe. Doe geen split screen. Zorg dat het beeld van Miro zo groot mogelijk staat dat je zoveel mogelijk in één keer kan zien en niet te veel moet in-en uitzoomen.

Het is moeilijker om virtueel op een creatieve manier aan een icebreaker/energizer doen. Een energizer of icebreaker gebruik je in het begin van de workshop om iedereen in de juiste mindset te krijgen. Vaak zijn mensen tot vlak voor de workshop bezig met hun dagdagelijkse taken. Begin daarom met iets leuks om het ijs te breken. Het stimuleert ook de creatieve kant van mensen. Dit is niet anders tijdens een remote workshop. Er zijn ontzettend veel icebreaker/energizer. Raadpleeg bijvoorbeeld de hyper island toolbox.

Een leuke oefening tijdens een fysieke workshop kan zijn: teken elkaar zonder naar je blad te kijken. Dit is uiteraard een activiteit die in een remote workshop moeilijker is. Een alternatief kan bijvoorbeeld zijn: iedereen moet zichzelf voorstellen aan de hand van drie voorwerpen die in de buurt liggen. Die voorwerpen kunnen ze makkelijk in de camera laten zien.

Tijdens een workshop is het belangrijk om een directe communicatielijn te hebben met je team. Slack is niet alleen aan te raden voor communicatie tijdens een remote workshop maar is ook een goede vervanging van al die eindeloze mails of Whatsapp-berichten. Het houdt je mailbox clean en je gsm- berichten privé.

• Je workshop veel te lang maken waardoor je deelnemers na een tijd zich gaan vervelen, de concentratie verliezen en afgeleid raken door andere zaken op hun laptop.
• Je niet alles stap voor stap verwoordt op je digitaal whiteboard. Je legt de loop van de workshop uit maar het is een must om ook alles in stappen neer te schrijven in de tool. Zo kunnen de deelnemers makkelijk volgen en hoeven ze geen onnodige vragen te stellen want dat kan het proces vertragen.
• Je geen pauzes geeft. Het is niet omdat alles virtueel verloopt, dit de workshop niet minder vermoeiend maakt. Werk in blokken van maximum 2 uur!
• Te veel afleiding. Stel aan iedereen voor die deelneemt om op voorhand hun werkplek op te ruimen, alle onnodige tabbladen te sluiten en gsm op stil te zetten.
• Je niet iedereen van je team voorstelt. Het is belangrijk dat iedereen weet wie wie is. Ook de personen die in stilte volgen. Geef ook mee waarom zij erbij zijn, maar niet actief deelnemen.
• TEST TEST TEST! Zorg dat je alvorens je de workshop houdt alle tools en set-ups goed hebt getest.
• En als laatste ken je proces! Hoe beter jij het proces kent, hoe vlotter de workshop zal gaan.

De beste tip die ik kan geven is “start”. Probeer, oefen, probeer nog eens. Het is normaal dat die eerste workshop niet gaat lopen zoals verwacht maar dat is oké. Je leert eruit, verbetert het proces, maakt enkele aanpassingen en je gaat verder naar de volgende.

Falen is gewoon een extra kans om opnieuw te proberen — Kate Jacobs